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Barcamp Tag 2

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„Getting Things Done“: Wie man die Dinge erledigt kriegt

Über die Selbstmanagementtechnik GTD referierte Hans Dorsch.

David Allens „Getting Things Done“-System (oft mit „GTD“ abgekürzt und getaggt) hat eine einfache Grundannahme: Für alle „Sachen“ gibt es einen Ort oder eine „nächste Aktion“.
Die zu beantwortenden Fragen sind einfach: Ist etwas zu bearbeiten? Ist es nützlich? Sind Aktionen zu definieren? Ist etwas auf Termin zu nehmen oder zu archivieren.

Alle Ideen, die im Kopf herumschwirren, werden als Projekte und ihre Arbeitsschritte erfasst und es wird definiert, ob sie auf „Next-Action Listen“, auf Termin oder in einen „Irgendwann“-Korb kommen“.
Auf das Erfassen erfolgt ein „Durcharbeiten“, bei dem nächste Aktionen definiert werden und ein „Erledigen“. Lediglich „einschrittige“ Aufgaben von unter zwei Minuten werden sofort erledigt. Archivmaterialien werden sofort in ein geeignetes alphabetisches System überführt, Terminangelegenheiten kommen in die 42 (31+11/12) Ordner umfassende Wiedervorlage.

Alle mehrschrittigen Aufgaben landen auf einer Projektliste, und für jedes Projekt sind „nächste Aktionen“ zu definieren, die auf Kontextlisten landen.
Kontextlisten sind eine der Innovationen von Allen: Aufgaben werden „Orten“ oder „Umständen“ zugeordnet wie „PC Online“ oder „zu Hause“.
Abhängig vom Kontext können dann die Aktionslisten abgearbeitet werden. Aktionen sind grundsätzlich „sichtbare Handlungen“ wie das Erledigen von Telefongesprächen oder das Verfassen von Brainstorminglisten.

Relativ bald geht es in den Gedankenaustausch über: Die Chaostypen gegen die Strukturierten, die Papierfans gegen die Digitalen. Und es wird klar: GTD verändert nicht von selbst das Leben, ohne Selbstdisziplin erledigen sich eben die Aufgaben doch nicht.

Wikis und Weblogs in Unternehmen

Ohne die passende Kommunikationskultur – die auch zugelassen werden muss – lassen sich Wikis und Weblogs in Unternehmen schwer implementieren. Wird Wissen als Besitz höherer Hierarchieebenen betrachtet, stehen die Chancen für eine Abteilungen und Hierarchien übergreifende Kommunikationsplattform schlecht. Auch Konkurrenzsituationen zwischen Arbeitsbereichen (DIE von der IT, DIE vom Marketing) oder jung/alt spielen eine Rolle. Andererseits stehen und fallen solche Projekte auch mit der Unterstützung der oberen Hierarchieebenen.

Hier ist einiges an Vermittlungsarbeit zwischen den längs und quer laufenden Gruppen und Kulturen zu leisten.
Einstiegsbarrieren sowohl finanzieller und schulungsbezogener Art sind bei klassischen Wissensmanagement-Anwendungen das Problem; Wiki-Anwendungen sind inzwischen relativ gut bekannt und haben relativ niedrige Einstiegsschwellen.
Bei SAP sind beispielsweise Systeme parallel im Einsatz: Offizielle Dokumente liegen im Portal, während Entwicklerdokus zunächst im Wiki liegen, die dann, wenn sie ‚stehen’, ins offizielle Portal wandern.

Auch bei (beeep), einer große deutschen Wochenzeitung, sind neben internen Newsgroups auch viele Wikis und sogar ein interner Instant-Messaging-Server im Einsatz. Erwartbar ist, dass der Kulturwandel allein dadurch einsetzt, dass einige wenige Leute diese Werkzeuge einfach benutzen.

Wie profitieren Unternehmen von ‚einfachem’ KM?
Einige Pluspunkte sind sichtbar:

  • Wissen wandert nicht ab oder ist auch bei Abwesenheit verfügbar.
  • Statt Systeme zu bauen kann man sich auf die Bereitstellung von Infrastruktur konzentrieren.
  • Fehlt eine solche Struktur, so holen sich die Mitarbeiter ihr Wissen aus dem ‚offenen Internet’ und ihre Nachfragen außen werden zum Informationsleck.
  • Menschen, denen man kreative Tools zur Verfügung stellt, entfalten Kompetenzen über ihre enge Arbeitsrolle hinaus und bringen ihr Potential optimal ein.
  • E-Mail-Volumina nehmen in der Regel bei Nutzung dieser Tools ab – Informationen können besser verteilt werden, als durch (zu breite) Streu-CC:s in E-Mails.
  • Wenn die Menschen gewohnt sind, sich Informationen im internen Netz auf dem Holschuldweg selbst zu organisieren, sind sie medien-affiner und auch eher auf dem neusten Stand, was Entwicklungen und Strategien im Unternehmen und Strukturen seiner Kultur betrifft.
  • Besteht eine Kommunikationskultur, so kann man auch die „informellen“ Netze und Informationsquellen nutzen, um Fragestellungen anzugehen.

Auf manche Fragen wäre noch einzugehen: Wie nun unterstützt man diesen Kulturwandel, wie motiviert man zu Leistungen in solchen Systemen jenseits des digitalen Schulterklopfens?

Zu bewähren scheinen sich offene Angebote, eigene Tool-Zusammenstellungen in übersichtlichen Gruppen zu nutzen, zu denen frei eingeladen werden kann.
Und: Ist eine Motivierung überhaupt notwendig, wenn ohnehin eine ganze Phalanx an Schwarz-Wikis ohnehin im dunkeln blühen, wie bei einem großen Automobilhersteller.

Und mehr: Ein neues Berufsbild des „Community Managers“ (z.B. bei BASF), die die interne Kommunikation in „zweinulligen“ Internstrukturen bearbeiten, entsteht.

Bürgerjournalismus und/oder User Generated Content

Erste UGC-Projekte in Deutschland sind die BILD-Leserreporter (Fotos), Opinio (Rheinische Post), Stern „Augenzeuge“ (Foto-Agentur), Readers Edition (netzeitung.de) und „Tagesspiegel Sensation“ (Satire) – alle verfolgen verschiedene Ansätze und Ziele. Bei den „stern shortnews“ werden texte aus externen Quellen neu formuliert.

International am erfolgreichsten ist OhmyNews (in Süd-Korea seit 2001), als Vorbild für weltweiten kollaborativen Journalismus, das wohl primär aufgrund restriktiver Bedingungen in Süd-Korea erfolgreich wurde.

Was ist Bürgerjournalismus und was sind seine Ziele? Wie ist die Situation heute einzuschätzen? Ist Journalismus ein zu erlernendes Handwerk oder eine „normale“ Äußerung von Bürgern?

„Wenn Leute etwas intelligentes zu sagen haben, dann sollte man die Reichweite dafür schaffen“, meint Peter Schink, der bei der Netzeitung für die Konzeption der Readers Edition zuständig war und jetzt bei der Welt Blogs implementiert und für den Online-Relaunch verantwortlich ist. Er geht davon aus, dass Bürgerjournalismus sich dem Journalismus annähern sollte, dass beide Formen aber nicht auf einer Stufe stehen.

Bei der Readers Edition kamen laut Schink nur wenige Urheberrechtsverletzungen oder Einschmuggelungen von PR-Inhalten vor. Gegenüber Modellen wie bei den Linkbewertern Digg.com/Yigg.de wird auf einer solchen Inhaltsplattform jedoch ein gemeinsamer Standard geschaffen. „Was uns fehlt ist ein Google News für Blogs“, wünscht sich Schink.

„Bei den Bürgern ist soviel Insiderwissen vorhanden, dafür wäre eine Plattform wünschenswert“, konstatiert Gerd Stodiek vom Blogverlag Mosaicmotion, der auch über die Differenzen zwischen Bürgerradio in Afrika und deutschen Projekten berichtete.