Die kleine Fischmarkt-Reihe aus der E-Mail-Hölle erzeugt erfreulich viel Resonanz. Offensichtlich trifft das Thema einen Nerv. Schön auch die Reihe der bestorganisierten Mailhelden, die in den Kommentaren zu bewundern ist. Noch mehr würde ich mich freuen, wenn sich auch einmal der eine oder andere Mailversager Leidensgenosse zu Wort meldete.

Es ist nicht so, dass ich nicht wüsste, wie Mail effizient und effektiv zu bearbeiten ist. Nein, ich kann es sogar einigermaßen. Im April war meine Inbox zero. Aber dann kam die Realität dazwischen.

Es gibt nämlich auch noch ein Leben außerhalb von Outlook, und traurigerweise wird dort das Geld verdient. Niemand wird dafür bezahlt, Mail zu bearbeiten. Die Ausnahme mögen Call Center sein, aber das ist ein anderes Thema.

Nein, ich habe mich seit April mehrfach dafür entschieden, meine Mail nicht zu bearbeiten und stattdessen etwas Sinnvolleres zu tun. Zum Beispiel im Urlaub – da lese ich zwar Mail, aber ich bearbeite sie nicht. Hey, ich habe schließlich Urlaub.

Heute werfen wir einen kleinen Blick in meinen Mailbearbeitungsprozess. Was geschieht mit einer kleinen, unschuldigen Mail, nachdem sie den ersten Mailserver meines Arbeitgebers erreicht hat?

1. Eine Instanz des spamassassin filtert den gröbsten Mist heraus. Ich lese alle Sammeladressen wie info@ oder presse@ – einer muss es ja tun, und bei uns tun das mehrere Leute. Wir sind über diese Adressen erreichbar und reagieren auch. Den Preis des Spamaufkommens zahlen wir ungern dafür, aber wir zahlen ihn.
2. Der eingebaute Junk-Filter von Outlook filtert ein zweites Mal. Und den Rest erwischt dann zum größten Teil das Spambayes-Plugin für Outlook. Bei diesem Prozess bleibt auch mal legitime Mail im Spamfilter hängen, aber ein bisschen Schwund ist immer.
3. Der Rest landet im Posteingang und nur dort. Früher hatte ich Filterregeln, die zum Beispiel die Mail an Sammeladressen in separate Ordner sortiert haben. Mit den Ergebnis, dass ich nicht einen Posteingang, sondern gleich mehrere hatte – und wichtige Mails übersah. (Mehr zum Thema multiple Posteingangskörbe morgen an dieser Stelle.)
4. Wenn ich Mail bearbeite, dann beginne ich – nach dem LIFO-Prinzip – mit der neuesten Mail.
• Was ich nicht brauche, wird sofort gelöscht.
• Was ich binnen ungefähr zwei Minuten beantworten kann, beantworte ich sofort.
• Was mehr Zeit zur Antwort erfordert, kommt in den Ordner „Zu beantworten“.
• Was eine konkrete Aufgabe beschreibt, landet im Ordner „Nächste Aktionen“.
• Was ich später lesen möchte, versenke ich im Ordner „Wiedervorlage“.
• Was ich vielleicht irgendwann später bearbeiten möchte, wandert in den Ordner „Irgendwann/Vielleicht“.
• Was keinerlei Aktion erfordert, aber weiterhin Wert hat, lege ich in „Für die Akten“ ab.
5. Danach würde ich, wenn die Rahmenbedingungen stimmen, die Ordner in der oben beschriebenen Reihenfolge abarbeiten. Eine bearbeitete Mail, die eine Antwort erfordert, lagere ich in „Wartet auf Antwort“ zwischen. Den letzten Ordner „Für die Akten“ besuche ich nur noch via Suche.
6. Dank Google Desktop finde ich so gut wie jede Mail, die ich brauche. Egal in welchem Ordner sie liegt. Was ich nicht finde, erfüllt meistens ohnehin nicht die Mindeststandards an Verständlichkeit (wie aussagekräftige Betreffzeile oder Verwendung brauchbarer Stichworte).

Ich glaube an das Gmail-Motto: Search, don’t sort. Don’t throw anything away hingegen lässt sich beim heutigen Mailaufkommen nicht mehr sinnvoll durchhalten.

Warum läuft mein Posteingang trotzdem voll? Weil der Gesamtaufwand für diesen Bearbeitungsprozess das Maß an Zeit und Aufmerksamkeit übersteigt, das durch die Ergebnisse zu rechtfertigen wäre.

Ich stelle radikal die Sinnfrage: Welchen Wert schafft Mail? Und wenn, wie in meinem Fall, Mail kaum noch Wert schafft, sondern Wert vernichtet, was sind dann die Alternativen?

Mail wird überbewertet heißt: Mail nimmt im Kommunikationsmix heute einen größeren Platz ein als ihrer Wertschöpfung angemessen wäre. Mail wird sich nicht durchsetzen heißt: Die Bedeutung der Mail wird abnehmen, weil es bessere Alternativen gibt und die jüngste Generation sie längst selbstverständlich nutzt.

In der Tat, Mails werden unwichtiger, die Alternativen nehmen an Bedeutung zu. Dazu morgen mehr, bevor wir uns am Freitag mit Lösungsansätzen beschäftigen.