Wassermanagement

Thomas Hoof, der eher wortkarge Westfale, textet seine Manufactum-Kataloge mit mächtiger Wortgewalt. Sein Unternehmen hat er jüngst endgültig an OTTO verkauft. In seinen letzten Hausnachrichten zum neuen Katalog schreibt er, was sich wie ein Postludium zur höllischen E-Mail-Woche auf dem Fischmarkt lesen lässt:

Der wichtigste Rohstoff unserer Gesellschaft sei die „Information“, so leiern die Gebetsmühlen im Dauerlauf.

„Information“ ist mit Sicherheit der am wenigsten knappe Rohstoff, ob der wichtigste, daran kann genaueres Hingucken häufig ernsten Zweifel wecken. Aber zum Hingucken kommt man – begraben unter Bergen von Junk- und CC-Mails, umspült von Radio- und Fernsehgeschwätz, mit SMS und RSS zwangsernährt und von Pop-Ups angeschlagen – gar nicht mehr, sondern hat alle Hände voll zu tun, den nie versiegenden Strom in Papierkörbe, Spam-Filter und „Später-bearbeiten-Ordner“ zu lenken. Wer all dies als „Informationsmanagement“ beschönigt, kann auch die Mühen eines Menschen, der im Badesee mit allen Vieren gegen das Ertrinken rudert, zum „Wassermanagement“ verklären.

Das ganze Drama spielt weit unterhalb der Ebene, auf der Kulturkritik und Wissenssoziologie zuständig wären. Es findet ganz banal im Alltag statt. Die Informationsgesellschaft ist schlicht nicht mehr im Stande, ihren namensgebenden „Rohstoff“ zu organisieren, zu ordnen und zusammenzuhalten.

Betrieblich war letzteres früher die Aufgabe der Abteilung „Schriftgutverwaltung“, deren Angehörige die je für sich zweifelhaften Eigenschaften des Hamstertriebes und der Pedanterie zu etwas höherem Dritten verschmolzen hatten und einem einen Vorgang oder eine Akte zwar argwöhnisch und mißmutig, aber immerhin vollständig aushändigten. Wer heute darauf besteht, die vollständige Dokumentation etwa einer Geschäftsbeziehung zu erhalten, hetzt den halben Betrieb in dunkle E-Mail-Keller und bekommt garantiert nur einen Bruchteil aller Vorgänge.

Manufactum wird im nächsten Jahr einen Sonderkatalog „Werkzeugladen für Kopfarbeiter“ publizieren. Was darin feilgeboten werden wird, beschreibt Hoof etwas nebulös so:

Anders als Sie vielleicht erwarten, wollen wir darin nicht zu Randlochkartei und Zettelkasten bekehren, sondern plädieren mit Tips und entsprechender Hardware für gemischte Systeme. Zu der Hartware, den Werkzeugen also, zählen dann zwar auch tragbare (und zu jeder Zeit schon „gebootete“) Flachsichtkarteien als organisierter Informationsspeicher, aber auch körperlich und technisch verschlankte Kleincomputer und – im Vergleich zu riesenwüchsiger Office-Software – wirklich intelligente, schmale und durchtrainierte Programme zur Erfassung und verknüpften Erschließung von papierenen und elektronischen Informationen.

Da sind wir mal gespannt. Jetzt aber genug zu diesem Thema. Diese Woche erwartet uns die OMD. Ich werde morgen dort sein. Und am Donnerstag auf der Picnic in Amsterdam.

next is everywhere

Die next07 hat es inzwischen sogar auf die Flohmarktstände dieser Welt geschafft. Allerdings wurden beim Sternschanzenfest am Samstag horrende Preise für das Anhängerband der next07 geboten, so dass ich mich gegen einen Zukauf entscheiden musste…
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Wege aus der E-Mail-Hölle

Nach vier Tagen der Trauer und Klage über den Niedergang des einst glanzvollen Mediums Mail ist es nun Zeit für den Blick nach vorn. Gibt es Auswege aus der E-Mail-Hölle?

An dieser Stelle möchte ich nicht mit einem weiteren Aufguss der GTD-Methode langweilen. Das Thema hebe ich mir für später auf, und außerdem folgt meine Mailbearbeitungsroutine, jedenfalls in der Theorie, dem Modell von Meister Allen.

Fischmarkt: Die E-Mail-Hölle

E-Mail wird überbewertet und wird sich nicht durchsetzen, war meine Ausgangsthese am Montag dieser Woche, etwas präzisiert am Mittwoch. Gestern habe ich das Paradox der fragmentierten Kommunikation formuliert: E-Mail verliert seine Bedeutung als Kommunikationswerkzeug, gewinnt aber an Bedeutung als Alert-Box, die mich auf anderswo stattfindende Kommunikationsereignisse aufmerksam macht.

Is e-mail the ultimate social environment, fragt Om Malik. Weniger ein Social Network als ein relationship and interaction manager that aggregates various social web services? Om Malik hasst Mail genau wie ich, aber sieht eine Riesenchance, das Medium neu zu erfinden.

Wie kann das aussehen? Beginnen wir am oberen Ende des Marktes – dort, wo Microsoft mit MS Exchange (2005: 33 % Marktanteil in Unternehmen) und MS Outlook (> 60%) dominiert. Outlook mag manchem indiskutabel erscheinen, jeder hasst es, aber fast jeder hat es auch. So wie einst Lotus Notes/Domino in großen Konzernen der Standard waren und zum Teil auch heute noch sind.

Xobni (rückwärts für Inbox) hat jüngst ein beeindruckendes Plugin für Outlook vorgestellt, das viele der in der Mailflut enthaltenen Informationen verarbeitet und nutzbar macht: Wer sendet mir wann wieviel Mail? Wieviel Mail sende ich wem? Welche Telefonnummern haben meine Kontakte? Welche Dateien tauschen wir aus?

Xobni erschließt so das soziale Netzwerk, das sich in der Mail dokumentiert. (Soweit es sich heute noch dort dokumentiert und nicht schon auf andere Plattformen abgewandert ist.) Spätere Versionen sollen auch andere Quellen wie flickr oder Twitter anbinden – vermutlich alles, was einen RSS-Feed liefern kann.

Xoopit geht den umgekehrten Weg und konstruiert eine Art Meta-Inbox für alle möglichen Webdienste:

The entire system is built to bring all types of web services right into the inbox. You go to the Xoopit web site, sign up, and input either your POP3 or IMAP mail server information. The messages immediately start getting pulled into your Xoopit account. If you have an IMAP server, then the messages reconcile with your original inbox. From here on Xoopit lets you view your inbox (and your attachments) in many different ways.

Take photos, for example. Most of us end up emailing photos (or links to photos) to each other. Links of photos are used to access them, while attachments are used to get a “preview.” The Xoopit GUI makes it easy to see photos on a grid, much like you would on, say, an iPhoto. On social networks photos are shared via some sort of a photo (or slideshow) widget. In this case, the email environment becomes the place where you can experience photos and videos. The next obvious step for Xoopit is to bring in Twitter and other such services into their playground.

Zwei spannende Ansätze, die nur ahnen lassen, welche Innovationsschübe auch das älteste Kommunikationsmedium im Internet noch vor sich haben könnte. Gmail war nur der Anfang.

Einen simplen Rat möchte ich jenen Lesern, die bis hierhin durchgehalten haben, nicht vorenthalten. Er stammt nicht von mir, aber er klingt charmant: Think of e-mail as a river, not a pond.

Der Reiz von Twitter ist, dass ich jederzeit ein- und aussteigen kann. Es ist wie der Agenturticker, den ich 1993 als freier Mitarbeiter beim öffentlich-rechtlichen Radio verfolgen musste, wenn ich als Redakteur für die tagesaktuelle Informationssendung Dienst tat.

Niemand liest alte Agenturmeldungen nach, wenn er eine aktuelle Sendung machen muss. Genauso kann man es auch mit Mail halten: Man reserviere eine Stunde für die Mailbearbeitung, beginne mit der neuesten Nachricht und arbeite sich rückwärts durch. Ist die Zeit vorbei, wird der unbearbeitete Rest gelöscht. Oder, für die Mailhamster unter uns, in einem Ordner abgelegt und nie wieder angeschaut.

Am Ende dieser Woche meldet mein Posteingang 1464 Elemente, davon 610 ungelesen. Ein Schmankerl noch: E-mail ain’t going away

Multiple Posteingangskörbe

E-Mail verliert an Bedeutung im Kommunikationsmix, weil ihr Nutzen im Verhältnis zum Aufwand immer geringer wird. In der kleinen Reihe aus der E-Mail-Hölle beschäftigen wir uns heute mit den Alternativen – und dem Problem multipler Posteingangskörbe.

E-Mail ist etwas für Eltern, die 12- bis 24-Jährigen nutzen stattdessen Instant Messaging. Zu diesem und anderen aufregenden Ergebnissen kommt eine Studie des University of Southern California’s Center for the Digital Future. Die jüngste Generation nutzt Mail nur noch für den unvermeidlichen Kontakt mit Älteren. Mail ist für sie ein Arbeitsmittel, das ihnen aufgezwungen wird wie früheren Generationen das Telefon, die Schreibmaschine, das Fax oder der PC.

Fischmarkt: Die E-Mail-Hölle

Die Musik spielt hingegen in Social Networks wie MySpace, Facebook, Xing oder auch StudiVZ. Sie alle haben mehr oder weniger entwickelte Nachrichtenfunktionen, die sich in einem wesentlichen Punkt von Mail unterscheiden: Niemand muss dort Nachrichten von Unbekannten annehmen, denn zuerst muss ein Kontakt hergestellt sein.

Nachrichten in solchen Netzwerken sind per definitionem einer persönlichen geschlossenen Benutzergruppe vorbehalten. Dadurch ist das Signal-Stör-Verhältnis von vornherein sehr viel günstiger als bei herkömmlicher Mail.

Allerdings finden sich bislang nicht alle relevanten Kontakte auf genau einer solchen Plattform ein. Bei Xing habe ich mehr und andere Kontakte als bei Facebook und StudiVZ. Und gerade unter Journalisten gibt es nach wie vor Totalverweigerer, für die klassische Mail das höchste der digitalen Gefühle ist.

So entsteht das Problem multipler Posteingangskörbe. Statt einer Outlook-Inbox gibt es plötzlich Nachrichten bei Xing, eine Inbox bei Facebook und den Nachrichtendienst von StudiVZ. Und diese neuen Körbe fangen auch noch an, Mail zu schicken, um mich auf neue Nachrichten hinzuweisen. Was nicht schlecht ist, denn sonst müsste ich dort ziemlich oft nachschauen.

Ganz zu schweigen von Instant Messaging. Ich nutze Skype und Google Talk – mit jeweils unterschiedlichen Buddylists. Und die neuen hybriden Dienste Twitter, Jaiku und Pownce, mehr oder weniger intensiv. Die meisten von ihnen schicken Mail, um mich auf Kommunikationsereignisse aufmerksam zu machen.

Die Fragmentierung der Kommunikation ist also paradox: Sie verringert die relative Bedeutung der Mail als Kommunikationswerkzeug, aber erhöht zugleich die Bedeutung der Mail als Alert-Box. Jedenfalls solange, bis neue, integrative Werkzeuge über verschiedene Plattformen hinweg den gleichen Zweck erfüllen.

Interessante Integrationsansätze sind zum Beispiel der Brabblr (für Twitter & Co.) oder auch Plaxo, dessen Outlook-Integration derjenigen von Xing haushoch überlegen ist. Doch dazu morgen mehr an dieser Stelle.